Zásady pro oznamování podezření z protiprávního jednání

1 Obecné informace

1.1 Právní základ

Právním základem pro ustanovení o ochraně oznamovatelů v členských státech EU je směrnice EU č. 2019/1937 ze dne 23. října 2019 („směrnice o oznamování podezření z protiprávního jednání“). Každý členský stát EU je povinen provést ustanovení směrnice o oznamování podezření z protiprávního jednání do svého vnitrostátního práva. V Rakousku byla směrnice o oznamování podezření z protiprávního jednání implementována zákonem o ochraně oznamovatelů (HinweisgeberInnenschutzgesetz, HschG).

Tyto zásady pro oznamování podezření z protiprávního jednání se vztahují na všechny společnosti skupiny HEAD, na které se vztahuje směrnice o oznamování podezření z protiprávního jednání (dále jen „společnost“).

1.2 Definice

Oznamovatel: Fyzická osoba, která oznámí nebo zveřejní informace o podezření na porušení získané v souvislosti s výkonem své pracovní činnosti.

Porušení: Jednání nebo opomenutí, které je protiprávní nebo v rozporu s předmětem nebo účelem vnitrostátních právních předpisů nebo předpisů, přímo použitelných právních předpisů EU nebo politiky společnosti.

Odvetná opatření: Přímé nebo nepřímé jednání nebo opomenutí v profesním kontextu, které je vyvoláno oznámením nebo zveřejněním podezření na porušení a které způsobuje nebo může způsobit neoprávněnou újmu oznamovateli.

1.3 Nahlášení porušení

Nahlášení se může týkat následujících záležitostí:

Finanční služby, finanční produkty, finanční trhy a prevence praní peněz a financování terorismu;

Bezpečnost a shoda produktů;

Bezpečnost dopravy;

Ochrana životního prostředí;

Ochrana spotřebitele; a

Ochrana soukromí a osobních údajů a bezpečnost sítí a informačních systémů.

Hlášení slouží výhradně k přijímání a zpracování hlášení o skutečných nebo domnělých porušeních. Není určeno pro obecné stížnosti („schránka stížností“) ani pro dotazy týkající se produktů a záruk.

1.4 Zásady

Oznamovateli mohou být zaměstnanci společnosti (včetně zaměstnanců na částečný úvazek a dočasných zaměstnanců), ale také uchazeči o zaměstnání, stážisté, osoby samostatně výdělečně činné a všechny osoby pracující pro dodavatele, subdodavatele a dodavatele společnosti.

Oznamovatelé musí porušení oznámit v dobré víře, tj. v okamžiku oznámení musí existovat rozumné důvody se domnívat, že informace o oznámeném porušení jsou správné. Konkrétní znalost skutečného porušení není nutná – postačí důvodné podezření/obavy.

Úmyslně nepravdivá oznámení jsou nepřijatelná a opravňují společnost k přijetí opatření proti oznamovateli. Falešná oznámení mohou mít negativní důsledky pro oznamovatele a mohou vést k tomu, že bude odpovědný za škodu vzniklou v důsledku falešného oznámení.

Oznamovatelé jsou chráněni před odvetnými opatřeními, jako je propuštění, negativní hodnocení výkonu, ukončení pracovních smluv na dobu určitou, nároky na náhradu škody, obtěžování, diskriminace atd., na základě oprávněných oznámení.

Oznamovatelé mají možnost zůstat v anonymitě. Oznámení musí být na požádání zachováno v tajnosti.

2 Postup při podávání oznámení

2.1 Podání oznámení

Osoba, která má informace o podezření na porušení nebo má otázky či obavy týkající se podezření na porušení, může toto oznámit pomocí jedné z níže uvedených možností.

Kanály pro podávání oznámení se liší pro zaměstnance skupiny HEAD a externí oznamovatele.

Za určitých podmínek jsou oznamovatelům k dispozici také externí kanály pro podávání oznámení (vnitrostátní orgány).

2.2.1 Kanály pro podávání hlášení pro zaměstnance

Zaměstnanci skupiny HEAD mají k dispozici následující kanály pro podávání hlášení:

Online nástroj pro podávání hlášení

Hlášení lze podávat online prostřednictvím nástroje pro podávání hlášení o porušení předpisů zřízeného pro skupinu HEAD. Nástroj pro podávání hlášení je zabezpečený a splňuje platné předpisy o ochraně osobních údajů a pracovní právo. Hlášení jsou zpracovávána právním oddělením jako důvěrná. V případě potřeby mohou být do zpracování hlášení zapojena i další oddělení.

Poštou

Hlášení lze podávat poštou. Adresa pro zaslání hlášení je:

HTM Sport GmbH

K rukám.: Whistleblowing (Amanda Neil)

Tyroliaplatz 1

2320 Schwechat

Rakousko

E-mailem

Hlášení lze zasílat e-mailem na adresu: Whistleblowing@head.com.

Telefonicky

Oznámení lze podat telefonicky na číslo: +43 1 70 179 204 (Amanda Neil).

Osobně

Oznámení lze podat osobně Amandě Neil, HTM Sport GmbH, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat, Rakousko.

2.2.2 Kanály pro podávání zpráv externími oznamovateli

Externím osobám (např. dodavatelům, zákazníkům atd.) jsou k dispozici následující kanály pro podávání zpráv:

Poštou

Zprávy lze zasílat poštou. Adresa pro zasílání zpráv je následující:

HTM Sport GmbH

K rukám.: Whistleblowing (Amanda Neil)

Tyroliaplatz 1

2320 Schwechat

Rakousko

E-mailem

Zprávy lze zasílat e-mailem na adresu: Whistleblowing@head.com.

Telefonicky

Zprávy lze podávat telefonicky na číslo: +43 1 70 179 204 (Amanda Neil).

Osobně

Hlášení lze podat osobně Amandě Neil, HTM Sport GmbH, Tyroliaplatz 1, 2320 Schwechat, Rakousko.

2.3 Obsah hlášení

Při podání hlášení by oznamovatel měl uvést co nejvíce informací. Pokud jsou známy, měl by oznamovatel uvést následující informace:

Stručný popis incidentu.

Kde k incidentu došlo?

Kdy k incidentu došlo?

Kdo byl do incidentu zapojen?

Které společnosti byly do incidentu zapojeny?

Která oddělení byla do incidentu zapojena?

Čeho se podezření týká?

Jste zaměstnancem dotčené obchodní jednotky?

Jméno oznamovatele (nebo žádost o anonymitu).

Datum a čas podání hlášení.

2.4 Zpracování hlášení

Pokud bylo hlášení podáno prostřednictvím online nástroje pro podávání hlášení nebo pokud oznamovatel uvedl své smluvní údaje, obdrží oznamovatel potvrzení o přijetí do sedmi dnů od přijetí hlášení.

Následně obdrží oznamovatel do tří měsíců od přijetí hlášení odpověď s popisem opatření přijatých k vyřešení záležitosti nebo s důvody, proč nelze záležitost dále zpracovat.

Oznamovatel může být požádán o poskytnutí dalších informací, pokud je to nezbytné pro další zpracování oznámení.

3 Ochrana osobních údajů

Veškeré zpracování osobních údajů v souladu s touto politikou pro oznamování podezření z protiprávního jednání a vnitrostátními právními předpisy se provádí v souladu s nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; „GDPR“) a pokyny GDPR implementovanými v rámci skupiny Head.

Obecné informace:

Zpracování osobních údajů společností (správcem) v souvislosti s oznámením (např. jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa a další údaje shromážděné pro zpracování oznámení) se zakládá na zákonných oprávněních nebo povinnostech za účelem objasnění podaných oznámení.

Předávání:

Osobní údaje poskytnuté na základě oznámení mohou být předány jiným společnostem skupiny HEAD (podrobnosti na https://www.head.com/about/locations/) v rámci EU/EHP i mimo ně, s přihlédnutím k předpisům o ochraně osobních údajů. Společnost může být rovněž povinna předat osobní údaje příslušným orgánům, např. orgánům činným v trestním řízení, daňovým orgánům, soudům, poradenským firmám a právním zástupcům.

Při podávání hlášení prostřednictvím online nástroje pro podávání hlášení mohou být osobní údaje předány také poskytovateli služeb za účelem technické realizace. Další informace naleznete v zásadách ochrany osobních údajů pro online nástroj pro podávání hlášení.

Doba uchovávání:

Osobní údaje, které zjevně nejsou nezbytné pro zpracování hlášení, nebudou shromažďovány, nebo pokud byly shromážděny omylem, budou okamžitě vymazány.

V opačném případě společnost uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke zpracování hlášení nebo po dobu, po kterou má společnost oprávněný zájem na uchovávání osobních údajů. Kromě toho mohou být údaje uchovávány po dobu vyžadovanou evropskými nebo vnitrostátními právními předpisy k plnění zákonných povinností, jako jsou například povinnosti uchovávání. Veškeré osobní údaje budou poté vymazány, zablokovány nebo anonymizovány.

Práva dotčených osob:

Dotčené osoby mají v zásadě právo na informace, výmaz, opravu údajů, omezení zpracování, odvolání souhlasu se zpracováním údajů (pokud byl takový souhlas udělen), přenositelnost údajů a vznesení námitky. K uplatnění těchto práv lze zaslat e-mail na adresu privacy@head.com. Dotčené osoby mají dále právo podat stížnost na zpracování osobních údajů u příslušného orgánu pro ochranu údajů.

Výše uvedená práva se nevztahují na osoby dotčené oznámením po dobu trvání správního/soudního řízení nebo vyšetřovacího řízení podle trestního řádu, a to po dobu a v rozsahu nezbytném k ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob chráněných zákonem a k dosažení výše uvedených účelů, zejména k zabránění pokusům o zmaření, narušení nebo zpoždění poskytnutí informací týkajících se porušení nebo následných opatření založených na těchto informacích.